Rechnungsstellung für Selbstständige in der Schweiz

Für Selbstständige in der Schweiz ist die Rechnungsstellung keine reine Formalität. Sie ist das Dokument, das Ihre Entschädigung sichert, Ihre Rechte schützt und Ihren beruflichen Status gegenüber der AHV und den Steuerbehörden belegt.

Eine Rechnung erstellen, die den Schweizer Normen entspricht

Eine korrekte Rechnung erleichtert Ihren Kunden die Arbeit und sichert die Gültigkeit Ihrer Buchhaltung. Wer die Pflichtangaben einhält, vermeidet Zahlungsverzögerungen und unnötige Rückfragen.

Eine sorgfältige Rechnungsstellung erlaubt es Ihnen:

• Ihr Einkommen nachzuweisen: unerlässlich für Ihre AHV-Anmeldung.
• Ihre Zahlungen abzusichern: klare Bedingungen senken das Streitrisiko.
• Ihr Auftreten zu professionalisieren: eine gut strukturierte Rechnung schafft Vertrauen.

Die 10 Pflichtangaben auf Ihren Rechnungen

Damit Ihre Rechnung von den Behörden anerkannt wird, sollten folgende Elemente immer enthalten sein:

Angaben zu Ihrer Tätigkeit

• Firma: Ihr Name oder der Name Ihres Unternehmens (wie im Handelsregister eingetragen).
• Adresse: Geschäftssitz oder berufliche Adresse.
• UID-Nummer: Ihre Unternehmens-Identifikationsnummer (z. B. CHE-000.000.000).
• IBAN: für eine schnelle Zahlung per Überweisung oder QR-Rechnung.

Angaben zu Ihrem Kunden

• Empfänger: vollständiger Name und Adresse des Kunden.

Angaben zur Transaktion

• Rechnungsnummer: muss eindeutig sein.
• Ausstellungsdatum: Datum, an dem die Rechnung erstellt wird.
• Leistungsbeschreibung: Art, Umfang und Datum der erbrachten Leistungen.
• Beträge: Einzelpreis und Gesamtbetrag (exkl. und inkl. MWST, falls steuerpflichtig).
• Zahlungsbedingungen: Zahlungsfrist (z. B. netto 15 Tage).

Die MWST-Schwelle (CHF 100'000)

Wie Sie mit der MWST umgehen, hängt von Ihrem Jahresumsatz ab.

• Unter CHF 100'000: Sie sind nicht verpflichtet, MWST zu verrechnen. Ihre Rechnungen dürfen keine Steuer ausweisen.
• Über CHF 100'000: Die MWST-Anmeldung ist obligatorisch. Sie müssen dann Ihre MWST-Nummer (z. B. CHE-000.000.000 MWST) sowie den anwendbaren Satz (8,1% Normalsatz) angeben.

Hinweis: Sie können sich auch freiwillig für die MWST anmelden, selbst unterhalb der Schwelle, um die Vorsteuer auf Ihre geschäftlichen Anschaffungen zurückzufordern.

Zeit sparen mit den richtigen Tools

Rechnungen in Word oder Excel zu erstellen, erhöht das Fehlerrisiko und kostet unnötig Zeit. Setzen Sie für eine langfristig tragfähige Tätigkeit auf eine Schweizer Lösung wie Factura, die Berechnungen automatisiert und die QR-Rechnung nativ integriert.

• Rechtsgültigkeit: Ihre Dokumente entsprechen immer den aktuellsten Normen.
• Einfache Zahlungen: Ihre Kunden zahlen in wenigen Klicks per Smartphone.
• Übersichtliches Tracking: Sehen Sie sofort, welche Rechnungen bezahlt sind und welche überfällig sind.

Aufbewahrung und Archivierung: die 10-Jahres-Regel

In der Schweiz müssen Sie alle Ihre Buchhaltungsunterlagen 10 Jahre lang aufbewahren. Dazu zählen sowohl ausgestellte Rechnungen als auch Ausgabenbelege. Eine strukturierte digitale Archivierung wird dringend empfohlen, um Steuerkontrollen oder AHV-Deklarationen zu erleichtern.

Drei Gewohnheiten für schnellere Zahlungen

1. Präzision: Beschreiben Sie Ihre Leistungen unmissverständlich, um Rückfragen zu vermeiden.
2. Reaktionsschnelligkeit: Versenden Sie Ihre Rechnung, sobald der Auftrag abgeschlossen ist.
3. Format: Bevorzugen Sie die QR-Rechnung, die sich in der Schweiz als Standard etabliert hat.

Eine gut organisierte Rechnungsstellung ist die Grundlage für eine gesunde Verwaltung – für jede selbstständige Person, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren möchte.